ภาษาอังกฤษเพื่อธุรกิจ ตอน เขียนอีเมล์ภาษาอังกฤษยังไงให้ไม่โป๊ะ

ใน โลกการทำงานปัจจุบัน เราแทบจะหลีกเลี่ยงการสื่อสารในภาษาอังกฤษไม่ได้เลย โดยเฉพาะอย่างยิ่งการสื่อสารทางอีเมล์ การใช้ภาษาอังกฤษสำหรับธุรกิจ หรือว่า business English จึงเป็นสิ่งที่มีความสำคัญมาก เพื่อให้การสื่อสารเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเพื่อความไม่โป๊ะ วันนี้ จึงจะขอพูดถึงการเขียนอีเมล์ภาษาอังกฤษสำหรับการติดต่องาน ไม่ว่าจะเป็นกับเจ้าของภาษา (ซึ่งพูดภาษาอังกฤษเป็นภาษาแม่) ชาวต่างชาติที่ไม่ได้เป็นเจ้าของภาษา และแม้แต่พี่ไทยด้วยกันเอง

1. การใช้คำว่า Khun หรือ K

ถ้าสำหรับชาวต่างชาติที่ทำธุรกิจในไทยหรือติดต่อพูดคุยกับคนไทยเป็นประจำ การจะใช้ Khun หรือ K นำหน้าชื่อเค้าก็คงไม่ได้นำมาซึ่งความแปลกประหลาดใจเซอร์ไพรส์ใหญ่โต แต่สำหรับคนที่อาจจะไม่ได้คุ้นเคยกับขนบธรรมเนียมไทยเท่าไหร่ เรียกแค่ชื่อเค้าก็พอค่ะ จะขึ้นต้นว่า Dear Michael หรือ Hi Michael คุณไมเคิ่ลก็จะไม่ได้รู้สึกกระดากใจแต่อย่างไร

2. หลังจากทักทายแล้ว ไถ่ถามสารทุกข์สุกดิบเค้าสักนิดก็จะดี

ตามธรรมเนียมชาวต่างชาติ เมื่อเจอกันนอกจากจะสวัสดี ฮิฮะแล้ว ส่วนใหญ่มักจะถามกันตามมารยาทว่า how are you? หรืออะไรในทำนองเดียวกัน ฉะนั้น เมื่อเขียนอีเมล์ภาษาอังกฤษ หลังจากสวัสดีแล้ว ก็ถามไถ่เค้าสักหน่อยตามมารยาทว่าสบายดีมั้ย ลองเอาประโยคเหล่านี้ไปใช้ดูนะคะ How are you? How have you been? Hope you’re well.

3. แนะนำตัวนิด

ถ้าหากเป็นการติดต่อกันครั้งแรก แนะนำตัวเองสักนิดหลังจากทักทายและถามไถ่สารทุกข์สุกดิบเรียบร้อยแล้ว I’m Somying, accountant at Thailand Exports. แนะนำชื่อ ตำแหน่ง และบริษัท ไปโลดเลยค่ะ

4. แจ้งจุดประสงค์ของการติดต่อ

หลังจากแนะนำตัวแล้ว ก็แถลงไปได้เลยว่าที่เขียนอีเมล์มานั้นเพื่ออะไร

• I’m writing to follow up on… ฉันเขียนอีเมล์มาเพื่อถามถึงเรื่อง...
• May I please follow up on… ขออนุญาตตามเรื่อง...
• I would like to ask about… ฉันเขียนมาถามเรื่อง...
• Referring to your email… ตามที่คุณเขียนอีเมล์มา...
• I’m wondering if… ฉันสงสัยว่า...
• May I ask about… ขอถามหน่อยว่า...
• To answer your question… เพื่อตอบคำถามคุณเรื่อง... (ในกรณีที่อีกฝ่ายเขียนมาหาเราก่อน)

5. การลงท้ายประโยคด้วยคำว่า ka หรือkha หรือ krub หรือ krab หรือ krap หรือ crap หรือ...

เหตุเกิดจากความสุภาพของคนไทยที่ชาวต่างชาติที่ไม่คุ้นเคยกับวัฒนธรรมไทยอาจจะไม่เก็ทอีกเช่นกัน ลองนึกดูในทางกลับกันว่า ถ้าเราติดต่องานกับชาวต่างชาติแล้วเค้าเขียนลงท้ายทุกประโยคด้วยคำหนึ่งพยางค์ที่ไม่มีความหมายในภาษาอังกฤษ เราอ่านเราก็คงงงอยู่พอประมาณ แม้แต่ชาวต่างชาติที่อยู่เมืองไทย เค้าก็ไม่ได้ expect ว่าเราต้องพูด คะ ครับ ท้ายประโยคหรอกค่ะ เพราะฉะนั้นสำหรับ business English ตัดมันออกไปได้เลย โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าสะกดว่า “crap” นี่ถึงขั้นวงแตกนะคะ เพราะคำว่า crap ในภาษาอังกฤษมีความหมายในทางลบมากๆ

6. กรุณาเบิ่งไฟล์แนบ

อันนี้เป็นอีกอย่างที่สำคัญมากในการสื่อสารเกี่ยวกับธุรกิจคือการบอกให้อีกฝ่ายดูในไฟล์ที่แนบมาพร้อมกับอีเมล์ ประโยคที่ใช้กันบ่อยที่สุดคงหนีไม่พ้น Please find attached…  หรือ Please find the attached…  แต่เพื่อความหลากหลายและเก๋ไก๋ เราไม่จำเป็นจะต้องพูดแค่ประโยคนี้เสมอไปนะคะ ลองอะไรแปลกใหม่ดูบ้าง เช่น

• Please see/ have a look at/ review the attached documents.
• As requested, the contract is attached.
• I’m sharing with you our…

7. ขอนัดประชุม

ไม่ว่าจะเป็นการประชุมแบบตัวเป็นๆ การนัดคุยทางโทรศัพท์ หรือการทำ conference call เราก็สามารถพูดได้หลายวิธีอยู่นะคะ เช่น

• Let’s meet to discuss…  เรานัดเจอกันดีกว่าเพื่อพูดคุยเรื่อง...
• Let’s schedule a meeting/ conference call to discuss… เรามาคุยกันในที่ประชุมหรือคอนคอลล์กันดีกว่า
• Let’s catch up in a meeting/ conference call… เรามาคุยกันในที่ประชุมหรือคอนคอลล์กันดีกว่า
• Could you please let me know your availability? บอกทีว่าว่างเมื่อไหร่ แบบค่อนข้างเป็นทางการ
• Please let me know when you’re free. บอกทีว่าว่างเมื่อไหร่
• Please let me know if you have a few minutes for a quick chat อันนี้มีความ informal หรือไม่เป็นทางการค่อนข้างสูงกว่าประโยคอื่นๆ แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าไม่เหมาะสมที่จะใช้ค่ะ

8. ให้ช่วยอะไรอีกก็บอกมา

บางครั้งในการโต้ตอบอีเมล์ภาษาอังกฤษ หากอีกฝ่ายถามคำถามมาแล้วเราได้ตอบหรืออธิบายไปแล้ว ก็สามารถลงท้ายต่อได้ว่าถ้าหากยังสงสัยอยู่หรือมีอะไรให้ช่วย ก็บอกมาได้ โดยสามารถพูดได้หลายวิธี เช่น

• Let me know if you have further questions. บอกมาถ้ามีคำถามเพิ่มเติม
• I’m happy to answer your questions, if you have any. ฉันยินดีที่จะตอบคำถามของคุณ
• Hope this helps. ฉันหวังว่านี่คงช่วยคุณ
• Please do not hesitate to contact me if you have further questions. อย่ารีรอที่จะติดต่อมาถ้าหากว่าคุณมีคำถามเพิ่มเติม
• Let me know if you need anything else. กรุณาแจ้งฉันได้เลยถ้าคุณต้องการอะไรเพิ่มเติมอีก

9. ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือ

ไม่ว่าจะเป็นการขอบคุณล่วงหน้าเมื่อเราเขียนไปขอความช่วยเหลือ หรือขอบคุณเมื่ออีกฝ่ายตอบคำถามเราแล้ว สามารถใช้ประโยคเหล่านี้ได้

• Thanks for your help/ support. ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือ
• Thanks for your help/ support as always. ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือของคุณเสมอ
• I really appreciate your help/ support on this. ฉันรู้สึกขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือของคุณจริงๆ

10. ก่อนจะจากกันไป ลงท้ายสวยๆ

คำลงท้ายสำหรับอีเมล์ก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน เป็นโอกาสในการสร้างความประทับใจและแสดงความเป็นมืออาชีพของคุณ การลงท้ายอีเมล์ภาษาอังกฤษ มีหลายแบบให้เลือกตามความเหมาะสมของสถานการณ์ ลองนำไปใช้กันดูนะคะ

• Thanks หรือ Thank you
• Regards หรือ Best regards หรือ Best หรือ Kind regards
• Look forward to hearing from you soon หรือ Hope to hear from you soon พูดทิ้งท้ายว่าฉันรอเธอตอบกลับมานะจ๊ะ
• Talk to you later หรือ Talk to you soon อันนี้อาจจะมีความ informal หรือไม่เป็นทางการนิดนึง สามารถใช้กับคนที่เราติดต่อเป็นประจำและค่อนข้างคุ้นเคยกัน